Combien de temps l'hôtel garde-t-il le double de la note ?

Deux ans, classé par date de rédaction, selon l'article 4 de l'arrêté n° 83-50/A du 03/10/1983.

La note de restaurant peut-elle figurer sur la note de chambre ?

La fiche du GHR sur les contrôles en hôtel (27/03/2025) recommande une note distincte pour la restauration.

Note d'hôtel : mentions obligatoires et conservation

La note d'hôtel, ou note de séjour, est obligatoire dès que la prestation atteint 25 € toutes taxes comprises : c'est le cas de presque toutes les nuitées. Elle est remise avant le paiement, en double exemplaire, avec des mentions fixées par l'arrêté n° 83-50/A du 03/10/1983 ; l'hôtel conserve le double pendant deux ans. Ce point fait partie de ceux que les agents de contrôle regardent, d'après la fiche du Groupement des hôtelleries et restaurations de France (GHR) publiée le 27/03/2025.

Ce que dit l'arrêté du 03/10/1983

Article	Ce qu'il impose
1	Note obligatoire, délivrée avant paiement, quand le prix est supérieur ou égal à 25 € TTC ; en dessous, elle est remise si le client la demande
2	Affichage lisible, au lieu de paiement, des conditions de délivrance de la note
3	Mentions : date de rédaction, nom et adresse du prestataire, nom du client (sauf opposition de celui-ci), date et lieu d'exécution, détail des prestations et produits fournis, somme totale hors taxes et toutes taxes comprises
4	Note établie en double ; l'original au client, le double conservé deux ans par le prestataire, classé par date
6	La durée de conservation prévue par l'arrêté de 1967 est portée à deux ans

Ce que les contrôles regardent

La fiche du GHR « Hôtels : attention contrôles » liste la note de séjour parmi les points vérifiés : une note en double exemplaire pour chaque location de chambre, conservée deux ans, et une note distincte pour la restauration. La même fiche cite, à côté, le registre de sécurité, le registre public d'accessibilité, l'affichage des prix, le médiateur de la consommation et l'information sur l'absence de droit de rétractation.

Ce qui doit apparaître clairement sur la note

Chaque prestation : nuitées, petit-déjeuner, parking, lit d'appoint, minibar, départ tardif, au prix affiché. Chaque chambre affiche une information claire sur les prix de l'ensemble des prestations annexes, rappelle le GHR : la note reprend ces mêmes prix.
Les totaux hors taxes et toutes taxes comprises.

Les questions des clients au départ

Question	Réponse de l'assistant ou de la réception
« Pouvez-vous mettre la facture au nom de ma société ? »	Votre procédure : à demander avant l'édition, avec les coordonnées exactes
« Je n'ai pas reçu ma note »	Renvoi vers la réception, qui retrouve le double
« Pourquoi ce supplément ? »	La ligne de la grille de prix affichée correspondante ; la réception vérifie
« Pouvez-vous ne pas mettre mon nom ? »	L'arrêté prévoit le nom du client sauf opposition de sa part

Ce que l'assistant peut faire, et ses limites

Nourri de votre grille de prix et de votre procédure de départ, l'assistant aide le réceptionniste à expliquer une ligne de la note ou à rappeler ce qu'il faut vérifier avant de l'éditer. Il ne voit pas les notes elles-mêmes : elles contiennent des noms et des montants, et restent dans votre logiciel de gestion hôtelière. Il ne modifie rien, n'accorde aucune remise et ne refait pas un calcul de taxe : ces gestes appartiennent à la réception et à la direction.

Une contestation de note suit la procédure de réclamation. Ce texte résume des textes réglementaires et une fiche professionnelle ; il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable sur la facturation.